Performa penerimaan pesanan penting untuk dijaga agar operasional resto di GoFood tetap lancar dan tidak berisiko mendapat peringatan atau dinonaktifkan sementara.

Bagi GoFood Merchant, menerima pesanan dengan cepat bukan hanya soal kecepatan melayani pelanggan. Hal ini juga berkaitan dengan kesiapan operasional resto, ketersediaan menu, koordinasi tim, hingga kemampuan resto mengurangi risiko pembatalan pesanan.

Yuk, pahami apa saja indikator performa penerimaan pesanan yang perlu diperhatikan GoFod Merchant, serta langkah untuk membantu resto lebih cepat merespons order masuk dan mengurangi risiko pembatalan.

Baca Juga: Apa Itu Inventaris? Jenis, Manfaat, dan Cara Mengelolanya untuk Bisnis Kuliner

Kenapa Performa Penerimaan Pesanan Perlu Dijaga?

Saat pelanggan memesan makanan di GoFood, mereka berharap pesanan bisa segera diterima, disiapkan, dan dikirim dalam waktu yang efisien. Jika resto lambat merespons, pelanggan bisa menunggu lebih lama dan pesanan berisiko dibatalkan.

Outlet Anda akan mendapatkan peringatan jika pada hari sebelumnya:

• 90% pesanan yang masuk baru dilihat dalam waktu 6 menit atau lebih dan 40% pesanan yang masuk baru dilihat setelah kedatangan Mitra Driver.
• Persentase pembatalan pesanan dengan alasan terkait GoFood Merchant (contoh: restoran tutup, waktu tunggu terlalu lama, dan lain-lain) mencapai 25% atau lebih.

Oleh sebab itu, Tim GoFood sangat menyarankan Anda untuk menghindari pesanan dibatalkan demi memberikan pengalaman terbaik untuk pelanggan.

Lebih jelasnya, simak penjelasan berikut:

• Sistem GoFood akan melakukan evaluasi terhadap tingkat pembatalan pesanan GoFood Merchant pada hari Senin dan Kamis pukul 6.00 WIB setiap minggunya. Jika berdasarkan perhitungan di bawah ini tingkat pembatalan pesanan outlet Anda pada 3 (tiga) hari terakhir di atas 50%, maka outlet Anda akan dinonaktifkan selama 24 jam.
• Outlet Anda akan secara otomatis diaktifkan kembali setelah 24 jam (pukul 6.00 WIB keesokan harinya). Lalu, apa yang terjadi jika resto Anda dinonaktifkan? Selama 24 jam, outlet Anda tidak akan terlihat di aplikasi Gojek pelanggan dan Anda tidak dapat mengakses halaman GoFood di Aplikasi GoFood Merchant.

Indikator Performa Penerimaan Pesanan yang Perlu Diperhatikan

Untuk menjaga performa resto tetap baik, ada beberapa indikator yang perlu diperhatikan merchant. Indikator ini dapat membantu pemilik usaha melihat apakah proses penerimaan pesanan sudah berjalan lancar atau masih perlu diperbaiki.

1. Waktu Merchant Melihat Pesanan Baru

Indikator pertama adalah seberapa cepat merchant melihat pesanan baru yang masuk. Semakin cepat pesanan dilihat, semakin cepat juga resto bisa mulai menyiapkan makanan.

Masalah sering terjadi ketika pesanan masuk, tetapi tidak langsung diketahui oleh tim resto. Penyebabnya bisa beragam, mulai dari notifikasi tidak aktif, perangkat tidak berada di dekat staf, suara notifikasi terlalu kecil, hingga staf sedang sibuk melayani pesanan offline.

Jika pesanan terlalu lama tidak dilihat, proses persiapan makanan ikut tertunda. Hal ini bisa membuat waktu tunggu pelanggan dan Mitra Driver menjadi lebih lama.

Untuk mengatasinya, pastikan perangkat yang digunakan untuk menerima pesanan selalu aktif, mudah dijangkau, dan notifikasinya terdengar jelas. Anda juga bisa menunjuk satu orang khusus untuk memantau pesanan masuk, terutama saat jam ramai.

2. Pesanan Baru Dilihat Setelah Driver Datang

Indikator berikutnya adalah pesanan yang baru dilihat setelah driver datang ke resto. Kondisi ini perlu dihindari karena bisa membuat driver menunggu lebih lama di lokasi.

Jika driver sudah datang tetapi pesanan baru mulai diproses, maka waktu tunggu menjadi tidak efisien. Pelanggan juga bisa terkena dampaknya karena makanan sampai lebih lama dari perkiraan.

Hal ini biasanya terjadi karena pesanan tidak segera terlihat oleh tim resto. Bisa juga karena perangkat tidak dipantau secara rutin atau tim terlalu fokus pada pesanan lain.

Agar hal ini tidak sering terjadi, merchant perlu memastikan pesanan masuk langsung diperiksa. Jangan menunggu driver datang baru mengecek aplikasi. Semakin cepat pesanan diketahui, semakin cepat juga makanan bisa disiapkan sebelum driver tiba.

3. Tingkat Pembatalan Pesanan

Tingkat pembatalan pesanan juga menjadi indikator penting dalam performa resto. Semakin sering pesanan dibatalkan, semakin besar kemungkinan ada masalah dalam operasional.

Pembatalan bisa terjadi karena beberapa alasan, seperti menu habis tetapi belum diperbarui, resto tidak siap menerima pesanan, pesanan terlalu lama diproses, atau terjadi kendala komunikasi.

Jika pembatalan terlalu sering terjadi, pelanggan bisa kehilangan kepercayaan. Mereka mungkin enggan memesan lagi karena merasa pengalaman sebelumnya kurang nyaman.

Untuk menekan risiko pembatalan, Anda perlu rutin memperbarui ketersediaan menu, memastikan bahan baku siap, dan segera merespons pesanan masuk. Jika ada menu yang habis, segera nonaktifkan sementara agar pelanggan tidak memesan menu yang tidak tersedia.

4. Evaluasi Performa oleh GoFood

Performa penerimaan pesanan menjadi bagian dari evaluasi operasional resto di GoFood. Karena itu, Anda sebaiknya tidak hanya fokus pada jumlah pesanan, tetapi juga pada kualitas proses penerimaannya.

Resto dengan pesanan tinggi perlu menjaga respons yang cepat dan pembatalan yang rendah. Jika pesanan ramai tetapi banyak yang terlambat diproses atau dibatalkan, performa operasional tetap bisa terganggu.

Evaluasi performa ini sebaiknya dilihat sebagai bahan perbaikan, bukan hanya sebagai peringatan. Dengan memahami indikator yang memengaruhi performa, merchant bisa memperbaiki alur kerja dan mengurangi kendala yang berulang.

Baca juga: Order GoFood Membludak? Ini Cara Handle Peak Hour Tanpa Chaos

Cara Meningkatkan Performa Penerimaan Pesanan

Setelah memahami indikatornya, langkah berikutnya adalah memperbaiki proses operasional agar pesanan bisa lebih cepat dilihat, diterima, dan diproses. Berikut beberapa cara yang bisa diterapkan oleh merchant.

1. Aktifkan Notifikasi Pesanan

Notifikasi pesanan adalah hal dasar yang harus selalu aktif. Tanpa notifikasi yang jelas, pesanan baru bisa terlewat dan baru diketahui setelah beberapa waktu.

Pastikan suara notifikasi pada perangkat cukup keras dan mudah terdengar di area kerja. Jika resto cukup ramai atau area dapur cukup bising, letakkan perangkat di tempat yang mudah terlihat oleh staf.

Selain suara, cek juga pengaturan aplikasi dan perangkat. Pastikan notifikasi tidak dalam mode senyap, tidak tertutup oleh pengaturan hemat baterai, dan tidak terganggu oleh koneksi yang tidak stabil.

Kebiasaan sederhana seperti mengecek notifikasi secara berkala bisa membantu resto merespons order dengan lebih cepat.

2. Pastikan Perangkat Selalu Siap Digunakan

Perangkat yang digunakan untuk menerima pesanan harus selalu dalam kondisi siap. Pastikan baterai cukup, layar mudah dilihat, dan aplikasi bisa berjalan dengan baik.

Jangan menaruh perangkat terlalu jauh dari area operasional. Jika perangkat diletakkan di tempat yang jarang diperhatikan, pesanan bisa masuk tanpa langsung diketahui oleh tim.

Merchant juga perlu memastikan aplikasi tetap terbuka atau mudah diakses saat jam operasional. Jika aplikasi sering tertutup, perangkat lambat, atau koneksi bermasalah, proses penerimaan pesanan bisa terganggu.

Sebelum jam operasional dimulai, biasakan untuk mengecek perangkat terlebih dahulu. Hal ini bisa menjadi bagian dari persiapan harian resto.

3. Gunakan Koneksi Internet yang Stabil

Koneksi internet sangat berpengaruh pada penerimaan pesanan. Jika koneksi tidak stabil, pesanan bisa terlambat masuk, notifikasi terganggu, atau aplikasi tidak berjalan lancar.

Pastikan resto menggunakan koneksi internet yang stabil selama jam operasional. Jika memungkinkan, siapkan koneksi cadangan untuk mengantisipasi gangguan.

4. Bagi Tugas Tim saat Jam Ramai

Saat jam ramai, pesanan bisa datang dari berbagai arah, baik dari pelanggan dine-in, takeaway, maupun online. Untuk itu, buatlah pembagian tugas. Misalnya, satu orang memantau pesanan masuk, satu orang menyiapkan makanan, satu orang mengecek kelengkapan pesanan, dan satu orang mengatur pengemasan.

5. Perbarui Ketersediaan Menu secara Rutin

Salah satu penyebab pembatalan pesanan adalah menu yang ternyata sudah habis, tetapi masih aktif di aplikasi. Hal ini bisa membuat pelanggan kecewa karena mereka sudah memilih dan menunggu pesanan.

Untuk menghindarinya, pastikan ketersediaan menu selalu diperbarui. Jika bahan habis atau menu tidak bisa dibuat sementara, segera nonaktifkan menu tersebut.

Cek stok bahan secara berkala, terutama sebelum jam ramai. Jika ada menu yang bahan bakunya terbatas, tim perlu lebih cepat memperbarui statusnya agar tidak terjadi pesanan yang tidak bisa dipenuhi.

Ketersediaan menu yang akurat membantu pelanggan memilih menu yang benar-benar bisa dipesan. Ini juga membantu resto mengurangi risiko pembatalan.

6. Buat Alur Kerja Pesanan yang Sederhana

Alur kerja yang jelas membantu tim resto bergerak lebih cepat. Merchant bisa membuat proses sederhana dari pesanan masuk sampai pesanan siap diberikan ke driver.

Contohnya, alurnya bisa seperti ini:

• Pesanan masuk dan langsung dicek.
• Tim memastikan menu tersedia.
• Pesanan diterima dan mulai diproses.
• Makanan disiapkan sesuai catatan pelanggan.
• Pesanan dicek kembali sebelum dikemas.
• Pesanan siap diberikan kepada driver.
• Alur seperti ini memang sederhana, tetapi bisa membantu mengurangi kebingungan saat pesanan ramai. Tim jadi tahu apa yang harus dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab di setiap tahap.

Jika perlu, tempelkan alur kerja di area dapur atau dekat perangkat penerima pesanan agar mudah diingat oleh semua staf.

7. Cek Catatan Pelanggan sebelum Memproses Pesanan

Beberapa pelanggan menambahkan catatan khusus pada pesanan, seperti tingkat kepedasan, permintaan tanpa saus tertentu, tambahan alat makan, atau instruksi pengemasan.

Jika catatan pelanggan terlewat, pesanan bisa dianggap tidak sesuai. Hal ini dapat memengaruhi kepuasan pelanggan dan berisiko menimbulkan ulasan negatif.

8. Siapkan Menu Favorit Lebih Awal saat Jam Sibuk

Jika resto punya menu yang paling sering dipesan, merchant bisa menyiapkan bahan atau komponen tertentu lebih awal. Cara ini dapat membantu mempercepat proses saat pesanan masuk.

Misalnya, resto bisa menyiapkan bahan setengah jadi, bumbu, saus, topping, atau kemasan untuk menu favorit sebelum jam makan siang atau malam. Dengan begitu, tim tidak perlu memulai semuanya dari awal saat pesanan masuk.

9. Evaluasi Kendala yang Sering Terjadi

Jika performa penerimaan pesanan masih belum stabil, coba lihat kendala apa yang paling sering terjadi. Apakah pesanan sering terlambat dilihat? Apakah menu sering habis? Apakah tim kewalahan saat jam ramai? Atau apakah perangkat sering bermasalah?

Setelah mengetahui penyebabnya, merchant bisa menentukan solusi yang lebih tepat. Misalnya, jika pesanan sering terlambat dilihat, perbaiki sistem notifikasi dan pembagian tugas. Jika pembatalan sering terjadi karena menu habis, perbaiki pencatatan stok dan pembaruan menu.

Baca juga: Contoh SOP Resto yang Mudah Diterapkan untuk Usaha Makanan Pemula

Jaga Performa Resto dengan Operasional yang Lebih Siap

Menjaga performa penerimaan pesanan bukan hanya mengikuti indikator dari sistem, tetapi juga memastikan operasional resto siap menangani order yang masuk.

Dengan respons yang lebih cepat, menu yang selalu diperbarui, dan alur kerja yang jelas, merchant bisa mengurangi risiko pembatalan dan menjaga performa resto tetap baik di GoFood.

Pastikan juga untuk selalu cek laporan bisnis melalui Portal GoFood Merchant. Dari laporan tersebut, merchant bisa melihat performa usaha, mengevaluasi operasional resto, dan menentukan strategi bisnis yang lebih tepat untuk meningkatkan layanan serta penjualan ke depannya.