Laporan usaha adalah sebuah dokumen resmi yang mencakup data faktual, statistik, dan segala macam informasi lain yang relevan dengan operasional sebuah bisnis atau usaha. Data-data itulah yang mencakup fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha.

Meski sering diabaikan, faktanya pembuatan laporan sangatlah penting dalam mengelola usaha. Anda sebagai pebisnis harus memahami fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha. Mungkin Anda merasa bahwa penyusunan laporan usaha hanya diperlukan oleh brand-brand besar. Namun, sebenarnya bisnis UMKM pun membutuhkan laporan usaha yang detail dan jelas.

Mungkin, sekilas Anda sudah paham bahwa laporan tersebut dibutuhkan untuk menjadi dasar dalam mengambil sebuah keputusan usaha. Namun, tujuan penyusunan laporan usaha bukan hanya untuk itu, lho!

Penyusunan laporan kegiatan usaha juga dapat membantu Anda menjaga keberlangsungan bisnis dan mengambil langkah pencegahan jika ada potensi masalah. Paling tidak ada lima fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha. Apa saja? Yuk, simak ulasan selengkapnya!

Apa itu Laporan Kegiatan Usaha?

Sebelum mencari tahu fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha, tentu Anda perlu lebih dahulu mengetahui apa yang dimaksud dengan laporan kegiatan usaha. Laporan kegiatan usaha mencakup banyak laporan-laporan lain yang relevan.

Laporan kegiatan usaha, disebut juga business report, adalah sekumpulan fakta penting yang ditulis secara sistematis dan terkait dengan urusan tertentu dalam sebuah bisnis. Artinya, laporan kegiatan usaha harus dibuat seakurat mungkin demi mendapatkan data yang murni.

Ada banyak jenis laporan kegiatan usaha, masing-masing memiliki perannya masing-masing dan biasanya saling terkait. Tujuan dari pembuatan laporan kegiatan usaha adalah untuk menyajikan informasi secara terorganisir bagi para pemangku kepentingan.

Intinya, laporan kegiatan usaha dapat menyajikan informasi-informasi penting bagi pebisnis, seperti informasi tentang laba-rugi, pertumbuhan bisnis, atau bahkan terkait dengan perencanaan anggaran untuk masa mendatang.

5 Fungsi Utama Penyusunan Laporan dalam Sebuah Usaha

Fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha adalah untuk memberikan informasi (insight) yang berguna bagi manajemen bisnis. Informasi yang dimaksud bisa mencakup laba-rugi, arus kas, atau bahkan penambahan modal.

Laporan akan memberikan detail penting yang dapat diolah untuk membuat forecast atau perkiraan situasi bisnis di masa mendatang. Nantinya, data laporan tersebut juga bisa digunakan untuk membuat strategi marketing, merencanakan anggaran (budget planning), dan sebagainya. Berikut beberapa fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha:

1. Sebagai bentuk pertanggungjawaban

Fungsi utama dari laporan kegiatan usaha adalah untuk menjadi bentuk pertanggungjawaban manajemen dalam operasional bisnis. Performa bisnis perlu dinilai dan penilaian tersebut akan lebih valid jika menggunakan data dari laporan kegiatan usaha.

2. Pedoman untuk mengambil keputusan termasuk fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha

Selanjutnya, data-data yang didapatkan dari laporan kegiatan usaha juga bisa menjadi pedoman untuk mengambil keputusan bisnis. Misalnya, laporan menunjukkan bahwa penjualan produk B tidak sebaik produk A, jadi selanjutnya Anda bisa membuat keputusan bisnis untuk menyikapi persoalan tersebut.

3. Sebagai alat pengawasan dan evaluasi

Laporan kegiatan usaha juga dapat berperan sebagai instrumen pengawasan. Data tidak bisa berbohong dan data yang detail akan membantu Anda mengetahui bagaimana kondisi bisnis Anda, lalu melakukan langkah evaluasi yang dianggap perlu.

4. Menjadi sumber informasi termasuk fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha

Selanjutnya, laporan kegiatan usaha juga dapat menjadi sumber informasi penting untuk manajemen bisnis. Dalam laporan ini, tertera data dan realitas pelaksanaan kegiatan usaha secara rinci, jadi Anda bisa mendapatkan informasi selengkap mungkin untuk keperluan tertentu.

5. Mengetahui perkembangan dan proses kegiatan usaha

Anda mungkin sudah mencoba mengambil strategi baru dalam mengembangkan bisnis. Nah, laporan kegiatan usaha dapat memberi tahu Anda soal performa strategi tersebut, apakah masih perlu dilanjutkan atau perlu meracik strategi baru.

Manfaat Laporan Kegiatan Usaha

Laporan kegiatan usaha perlu disusun secara konsisten dan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Biasanya, laporan dibuat secara bulanan, tapi ada pula laporan keseluruhan secara tahunan.

Jika dikerjakan dengan tepat, laporan kegiatan usaha juga dapat menyelamatkan sebuah bisnis dari kerugian. Berikut beberapa manfaat laporan kegiatan usaha secara umum:

1. Mengidentifikasi masalah

Laporan kegiatan usaha sangat dibutuhkan untuk mendeteksi masalah dalam bisnis, mengidentifikasinya, lalu mengambil langkah-langkah pemulihan yang dianggap sesuai.

Membuat laporan secara rutin akan membantu Anda mendeteksi masalah bisnis sebelum masalah tersebut membesar dan semakin sulit dikontrol. Alasan inilah yang menjadi penyebab adanya laporan bulanan.

Laporan bulanan dapat memberikan informasi yang lebih rinci mengenai kondisi finansial dan perjalanan bisnis Anda dalam rentang waktu sebulan terakhir. Jadi, akan lebih mudah menemukan potensi masalah dan mengambil langkah pencegahan.

2. Mencari peluang

Seiring dengan mendeteksi potensi masalah, laporan kegiatan usaha juga dapat memberikan data faktual dalam mencari peluang untuk perkembangan bisnis. Laporan yang rinci akan memberikan detail informasi soal keputusan-keputusan bisnis di masa lalu dan dampak yang dihasilkan.

Nah, Anda dapat menggunakan data tersebut untuk mencari tahu peluang pertumbuhan bisnis di masa mendatang. Anda akan mengetahui strategi bisnis apa yang berhasil, mengapa berhasil, dan apakah bisa diterapkan lagi di masa mendatang.

3. Transparansi

Bagi perusahaan yang sudah melantai di bursa saham, laporan kegiatan usaha juga menjadi bentuk pertanggungjawaban mereka kepada para pemangku kepentingan. Bahkan laporan ini termasuk salah satu persyaratan yang diatur oleh hukum.

Sebagai pebisnis, Anda dituntut untuk memberikan informasi secara transparan untuk para pemegang saham, pemerintah, dan mungkin untuk internal perusahaan. Transparansi ini penting untuk meningkatkan kepercayaan terhadap bisnis Anda.

4. Menentukan tujuan termasuk fungsi utama penyusunan laporan dalam sebuah usaha

Selanjutnya, laporan kegiatan usaha juga dapat membantu Anda membandingkan performa keputusan bisnis dalam rentang waktu berbeda. Laporan usaha juga harus menunjukkan apakah tujuan bisnis telah terpenuhi, terlampaui, atau bahkan gagal tercapai.

Isi Laporan Kegiatan Usaha

Seperti yang disinggung di atas, laporan kegiatan usaha harus disusun secara sistematis untuk menyajikan informasi dalam format yang mudah dicerna oleh pembaca. Berikut struktur isi laporan kegiatan usaha secara umum:

1. Kata pengantar dan daftar isi

Kata pengantar menjelaskan garis besar laporan. Laporan usaha mungkin disusun berbeda untuk pihak-pihak yang berbeda. Nah, di kata pengantar, Anda bisa menjelaskan untuk siapa laporan itu dibuat.

2. Pendahuluan

Pendahuluan mencakup latar belakang pembuatan laporan dan tujuan laporan tersebut. Anda perlu menuliskannya secara detail untuk memudahkan proses pembahasan nanti.

3. Isi/pembahasan

Isi atau pembahasan akan mencoba menjelaskan segala keputusan bisnis terkait usaha Anda dan bagaimana hasilnya. Dalam tahap ini, biasanya Anda juga perlu mencantumkan laporan keuangan dan kendala-kendala dalam bisnis.

4. Penutup

Tahap ini mencakup garis besar kegiatan usaha yang telah dijalankan dan solusi yang ditawarkan untuk kendala-kendala yang sudah dipaparkan di bagian sebelumnya.

Syarat Laporan Kegiatan Usaha

Menyusun laporan kegiatan usaha tidak bisa sembarangan. Ada beberapa syarat penting untuk menyusun laporan kegiatan usaha yang dapat menghasilkan data valid untuk kemudian diolah kembali. Berikut beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam pembuatan laporan kegiatan usaha:

Harus faktual dan jelas – Laporan usaha harus faktual dan terbebas dari bias. Data yang disajikan harus bersifat murni dan tidak dipengaruhi oleh penilaian pribadi.

Menggunakan bahasa komunikatif – Laporan usaha yang baik adalah yang dapat dimengerti. Jadi, penting memilih gaya bahasa penulisan yang sesuai dengan target audiens Anda.

Tepat waktu – Laporan usaha harus dikerjakan tepat waktu, entah itu laporan bulanan atau laporan tahunan. Jika terlambat, data yang diolah mungkin tidak lagi relevan.

Mempunyai nilai dan manfaat – Data yang didapatkan dari laporan usaha sebaiknya dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penentuan keputusan bisnis berikutnya.

Ada standarisasi – Laporan usaha tidak bisa dibuat sembarangan. Dibutuhkan standarisasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Anda bisa menggunakan standarisasi internasional atau menentukan standar sendiri untuk bisnis Anda.

Analisis Fungsi Utama Penyusunan Laporan dalam Sebuah Usaha

Menganalisis laporan kegiatan usaha berarti melakukan kajian atau penilaian terhadap laporan tersebut. Analisis harus dilakukan secara sistematis dan menggunakan tolok ukur yang jelas, seperti kronologi, kelengkapan data, isi peristiwa, dan semacamnya.

Berikut beberapa poin penting yang perlu dianalisis dalam laporan kegiatan usaha:

1. Bidang kegiatan usaha

Kegiatan usaha mencakup segala aktivitas dalam upaya meraih keuntungan bisnis dan memenuhi kebutuhan hidup. Setiap keputusan dan kegiatan usaha Anda perlu dianalisis dengan ukuran yang konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Laba atau rugi

Analisis laba/rugi mencakup analisis laporan keuangan perusahaan atau bisnis Anda. Dengan laporan ini, Anda bisa mengetahui apakah bisnis Anda sudah meraih keuntungan atau justru mengalami kerugian.

3. Keuangan

Analisis keuangan mencakup bidang finansial yang lebih luas dari sekadar laba/rugi, yaitu termasuk analisis perbankan, asuransi, investasi, konsultasi manajemen, hingga pensiun. Anda juga perlu menambahkan pos-pos keuangan lain yang sesuai dengan bisnis Anda.

4. Administrasi

Bidang administrasi mencakup operasional bisnis Anda dalam aktivitas sehari-hari. Anda bisa mengetahui cara-cara penyelenggaraan organisasi bisnis, termasuk tujuan dan cara menetapkan tujuan tersebut.

5. Ketenagakerjaan

Selanjutnya, dalam bidang ketenagakerjaan, Anda bisa mengetahui apakah personel Anda sudah memadai dan apakah beban kerja setiap personel sudah sesuai. Dalam perusahaan besar, penting memastikan bidang ketenagakerjaan dikelola dengan baik.

6. Pemasaran

Analisis laporan kegiatan usaha juga mencakup setiap upaya pemasaran atau strategi marketing yang diambil. Dengan demikian, Anda bisa mengetahui performa strategi tersebut dan apakah perlu merancang strategi baru yang dianggap lebih sesuai.

7. Organisasi

Bidang organisasi mencakup keseluruhan bisnis Anda secara utuh, yaitu mulai dari struktur organisasi, pendelegasian kewenangan, dan lain sebagainya.

Dalam pembuatan cash flow, biasanya dibutuhkan rumus persentase untung dan rugi. Rumus ini sengaja dirancang untuk mempermudah perhitungan untung rugi suatu bisnis, khususnya dalam perhitungan penjualan produk berjumlah besar. Jadi, Anda bisa mengetahui persentase keuntungan atau kerugian keseluruhan penjualan tanpa perlu menghitungnya satu per satu.

Keuntungan adalah suatu kondisi ketika harga penjualan lebih besar daripada biaya produksi atau harga pembelian. Kerugian, di sisi lain, adalah suatu kondisi ketika harga penjualan lebih kecil daripada biaya produksi atau harga pembelian. Secara sederhana, berikut rumus perhitungan untung dan rugi dalam sebuah bisnis atau penjualan:

Keuntungan = Penjualan > biaya produksi/harga pembelian

Kerugian = Penjualan < biaya produksi/harga pembelian

Nah, selanjutnya anda bisa menghitung persentase untung dan rugi secara menyeluruh dengan rumus sederhana. Anda tidak lagi mendapatkan angka berupa nominal, tapi dalam bentuk persentase. Berikut rumus persentase untung dan rugi yang bisa Anda coba.

Persentase Keuntungan = Untung : Harga Pembelian x 100%

Persentase Kerugian = Rugi : Harga Pembelian x 100%

Anda harus terlebih dahulu mendapatkan total untung dari penjualan produk, baru setelahnya bisa menghitung persentase keuntungan atau kerugian dari sebuah bisnis.